1. Sử dụng Google Docs khi không có Internet
Để thực hiện chức năng này, bạn vào Tệp → Cho phép sử dụng khi không có mạng.
Đây chính là “phao cứu sinh” cho rất nhiều freelance writer vì giúp họ có thể làm việc bất cứ đâu, đặc biệt trong khi chờ đợi hoặc trong những lúc mạng wifi chập chờn. Bạn cũng có thể tải app Google Docs về điện thoại, Ipad để thuận tiện hơn khi làm việc.
Pro Tip: Nếu bạn cảm thấy mình dễ bị mất tập trung bởi Facebook, email, các trang bán hàng trực tuyến thì có thể cân nhắc tắt kết nối mạng, sử dụng chức năng này của Google Docs để viết bài. Đây là một mẹo nhỏ cực kỳ hiệu quả dành cho ai đang học cách tập trung và quản lý thời gian.
2. So sánh văn bản
Đối với người viết tự do, chức năng này rất hữu ích trong trường hợp bạn muốn biết biên tập viên đã chỉnh sửa gì ở bài viết của mình. Những gì bạn làm là sao chép và dán bài viết đã xuất bản trên Google Docs, sau đó so sánh với phiên bản ban đầu bạn viết.
Đây là mẹo khá thú vị để hiểu hơn về phong cách cũng như mong muốn của các biên tập viên hoặc khách hàng.
3. Khôi phục lịch sử đã xoá đi
Để sử dụng chức năng này, bạn vào Tệp → Lịch sử phiên bản → Xem lịch sử phiên bản (hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H).
Ở đó, bạn sẽ thấy tất cả phiên bản của bài viết được lưu tại theo thời gian. Nhấn vào từng khung thời gian, bạn sẽ biết được lịch sử viết bài và dễ dàng tìm lại đoạn văn đã lỡ tay xoá mất. Sau đó, bạn sao chép và dán ngược trở lại bài viết.
Nếu là người cẩn thận và làm việc có tổ chức, bạn có thể đặt tên tất cả giai đoạn viết (ví dụ, draft 1, draft 2, edited 1, edited 2…) để có thế theo dõi tốt hơn, bằng cách vào Tệp -> Lịch sử phiên bản -> Đặt tên cho phiên bản hiện tại. Khi đó bạn sẽ tìm kiếm những thứ đã mất dễ dàng hơn.
4. Đếm số từ dễ dàng hơn
Khi đó, phía cuối Google Docs sẽ xuất hiện một hộp đếm số từ. Thậm chí, bạn còn có thể đếm số từ trong một đoạn văn hoặc một câu văn bằng cách bôi đen đoạn văn/ câu văn cần đếm (tương tự giống như Microsoft word).
5. Trích dẫn tài liệu tham khảo tự động
Bạn vào Công cụ → Trích dẫn. Từ sidebar, chọn kiểu APA, MLA hoặc Chicago, tuỳ vào sở thích. Sau đó, nhập thông tin của tài liệu và lưu nguồn. Chèn trích dẫn vào nơi bạn muốn thêm vào trong bài viết. Ở cuối thanh sidebar, hãy nhấp vào “thêm nguồn trích dẫn”. Google Docs sẽ tiếp tục cập nhật thông tin khi bạn có thêm nhiều trích dẫn.
6. Sử dụng tiện ích bổ sung trên Google Docs
Để làm điều đó, bạn vào Tiện ích bổ sung trên thanh Menu → Tải tiện ích bổ sung.
Ở đây, có rất nhiều tiện ích, nhưng để tránh bị rối và hoang mang, mình sẽ gợi ý một số tiện ích giúp ích dành cho người viết mà bạn có thể cân nhắc tải về:
– Pixabay Free Images: Nếu bạn thường xuyên sử dụng hình ảnh miễn phí trên Pixapay thì tiện ích có sẵn trên Google Docs sẽ giúp bạn tiết kiệm phần thời gian mở tab mới, tải hình ảnh về rồi chèn vào bài.
– ProWritingAid Grammar and Writing Coach: Nếu bạn viết bài bằng tiếng Anh thì không nên bỏ qua tiện ích này. Vì nó giúp bạn sửa lỗi chính tả, văn phong, ngữ pháp, loại bỏ những từ ngữ sử dụng quá nhiều… Lưu ý, tiện ích này chỉ giúp bạn chỉnh sửa 500 từ với phiên bản miễn phí. Nếu muốn sử dụng triệt để công dụng, bạn nên dùng bản trả phí. Theo review từ những người đã và đang sử dụng, tiện ích này rất “đáng đồng tiền bát gạo”.
– Doc Tools: Với 13 công cụ bao gồm thay đổi kích thước phông chữ, highlight, xoá, lọc theo bảng chữ cái, Doc Tools sẽ giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa văn bản. Mặc dù ở Google Docs vẫn có những công cụ này nhưng lại khó tìm, mất thời gian hoặc khó sử dụng hơn.
– PlagiarismCheck.org: Nếu bạn viết bài chuẩn SEO thì hẳn sẽ thường dùng công cụ check Plagiarism để kiểm tra xem trong nội dung có câu hay đoạn nào bị trùng lặp không. Hiện tại, Goolge Docs cũng đã tích hợp sẵn chức năng hữu ích này.
7. Tự chỉnh sửa bài viết với tính năng đề xuất
Nó đặc biệt hữu ích khi bạn đang muốn sắp xếp lại bố cục bài viết. Bạn có thể di chuyển đoạn văn này sang chỗ khác rồi đọc lại tổng thể và so sánh xem thay đổi như vậy đã hợp lý chưa. Nếu chưa, bạn hoàn toàn có thể xoá đề xuất đó và nội dung lại quay trở về phiên bản cũ.
Để bật chức năng này, bạn chọn nhấn vào hình ảnh chiếc bút chì ở góc phải trên cùng của Google Docs. Một khung chọn lựa xổ xuống, bạn click vào tính năng “Đề xuất”.
Sau đó, bạn bôi đen đoạn văn/ cụm từ/ từ, chọn Copy rồi Paste vào vị trí bạn muốn thay đổi. Nếu bạn ưng ý với thay đổi này, nhấn vào dấu tích ở ô đề xuất nằm bên lề phải của văn bảm. Nếu bạn muốn quay trở lại ban đầu, nhấn vào dấu X ở ô đề xuất.
Ngoài ra, bạn có thể thêm ghi chú vào bài cho những trường hợp có một công việc khác cần hoàn thành gấp, buộc bạn phải tạm dừng việc viết hiện tại. Những ghi chú này sẽ như lời nhắc để lần sau tiếp tục việc còn dang dở, bạn sẽ không bị thiếu sót.
Bạn dùng chức năng ghi chú bằng cách để con trỏ nhấp nháy ở nơi bạn muốn để lại lời nhắc, vào thành Menu, chọn Chèn → Nhận xét hoặc tổ hợp phím Ctrl +Alt +M. Khi đó, một hộp thoại xuất hiện ở lề phải bên ngoài bài viết và bạn có thể ghi chú tất cả những gì cần lưu ý
8. Sắp xếp công việc tốt hơn với mục lục
Nếu bạn sử dụng nhiều loại Heading hoặc Subheadings để chia nhỏ các phần của bài viết, bạn cũng có thể chèn nó vào mục lục. Google Docs sẽ tự động tạo mục lục cho bạn và liên kết với từng nội dung tương ứng.
9. Viết bằng giọng nói
Sau đó, hãy nói ra bất kỳ những gì bạn muốn ghi lại. Bạn có thể đánh dấu bài viết bằng câu “Bắt đầu” hoặc “Kết thúc” khi bạn muốn chấm dứt một đoạn nào đó. Tất nhiên, không phải lúc nào công cụ này cũng có thể ghi lại đúng 100% những gì bạn nói, nhưng ít ra đó là một công cụ tốt giúp cho đôi tay của bạn có cơ hội được nghỉ ngơi.
10. Nhanh chóng mở một trang Google Docs
Để lại một bình luận